Die Assistenz ist im Urlaub, und die Anfrage vom Dienstag liegt noch im Postfach, weil nur eine Person weiß, wo der Preis steht. Wir kennen das aus Betrieben mit Excel, Outlook und WhatsApp als Betriebssystem. Unsere AI Agents prüfen Anfragen und legen sie im richtigen System an, bauen Zahlen zum Report zusammen und finden interne Antworten. Was nach außen geht, gibst du vorher frei. So hängt abends nicht mehr alles an dir.
Eine Anfrage, mehrfach abgetippt.
Sie kommt per E-Mail, am Telefon, über WhatsApp oder das Webformular. Dann wandern dieselben Daten von Hand in Excel, ins CRM, ins ERP und ins Angebotstool. Fällt die Assistenz aus, bleibt die Anfrage liegen, und der Kunde fragt beim Wettbewerber nach.
Der richtige Preis steckt irgendwo in einem Anhang.
Daten liegen in Mailanhängen, auf Laufwerken und in Tabellen, die jeder anders pflegt. Dann geht das Angebot mit dem alten Preis raus, oder der Kunde wartet bis morgen, weil erst jemand suchen muss.
Die Zahlen für die Besprechung baust du dir am Vorabend zusammen.
Umsatz, offene Posten und Pipeline stammen aus mehreren Exporten und werden von Hand in eine Tabelle kopiert. Das BI-Tool wurde gekauft und nie eingeführt. Entschieden wird dann auf dem Stand von letzter Woche.
Nur eine Kollegin weiß, wie das bei diesem Kunden läuft.
Das Wissen steckt in Köpfen und Chatverläufen. Jede Rückfrage unterbricht jemanden, und fällt die Schlüsselperson aus, sucht das Team. Das Wiki wurde einmal angelegt und nie gepflegt.
Für Ordnung ist nie Zeit, und niemand fühlt sich zuständig.
Systematisieren rutscht hinter das Tagesgeschäft. Der Freelancer ist weitergezogen, die Excel-Lösung versteht nur ihr Ersteller, und beim nächsten Update bricht sie. Dir fehlt jemand, der es baut und danach erreichbar bleibt.
Eine Sprachnachricht unseres Briefing Agents für einen Geschäftsführer: Besprechung, Angebot zur Freigabe, neue Anfragen, die offene Rechnung, an die du heute denken wolltest. Einmal anhören, dann weißt du, wie sich das anfühlt.
Transkript Demo Geschäftsführer: Guten Morgen. Heute ist Dienstag. Ein voller Tag liegt vor Ihnen. Um neun Uhr dreißig ist die Besprechung mit dem Vertrieb, die Zahlen vom Vormonat liegen bereit. Um zwölf Uhr wartet das Angebot für die Firma Bachmann auf Ihre Freigabe. Herr Bachmann hatte gestern noch einmal nach dem Liefertermin gefragt, das sollten Sie vorher klären. Der Nachmittag ist bisher frei, gut geeignet für die Rückrufe zu den drei Anfragen vom Wochenende. In Ihrem Postfach liegen vier neue Anfragen, zwei davon zu Wartungsverträgen. Außerdem wollten Sie heute bei der Firma Keller wegen der offenen Rechnung nachfassen. Das Wetter bleibt trocken bei achtzehn Grad. Ein produktiver Tag, der gut vorbereitet ist. Ich wünsche Ihnen viel Erfolg.
Du musst nicht alles auf einmal nehmen, ein Prozess reicht als Start. Was ein Agent nach außen geben darf, legst du vorher fest.
Bevor du das Postfach öffnest, weißt du schon, was heute zählt. Morgens kommt eine Sprachnachricht oder ein Text: Termine, neue Anfragen, wo du nachfassen wolltest, was fällig ist. Abends der Rückblick und was morgen wartet. Du startest in den Tag und siehst gleich, was heute bei dir liegen muss, statt erst das Postfach durchzuarbeiten.
Anfragen kommen per E-Mail und Webformular, und jemand tippt sie ab. Der Agent liest jede Anfrage, prüft, ob Angaben fehlen, sortiert nach Art und Dringlichkeit und legt sie im passenden System an, soweit es eine Schnittstelle hat. Antworten an Kunden gehen als Entwurf an dich oder die Assistenz, bis du einen Typ als unkritisch freigegeben hast. Die Zahlen im Bild sind ein Beispiel, keine Statistik. Die Assistenz fängt morgens nicht mehr mit Abtippen an, und fällt sie aus, läuft der Eingang weiter.
Die Assistenz spricht schon mit dem nächsten Kunden, du sitzt in der Besprechung, und der Anruf läuft ins Leere. Der Telefonassistent sagt zu Beginn, dass er eine KI ist, beantwortet organisatorische Fragen, vereinbart Termine und stellt bei Bedarf durch. Auf Wunsch ruft er auch selbst zurück oder erinnert an Termine. Keine Beratung, die bleibt beim Menschen. Der Anruf geht nicht mehr verloren, nur weil gerade alle beschäftigt sind.
Abends fragt ein Interessent auf deiner Website nach einer Leistung und bekommt erst am nächsten Tag eine Antwort. Bis dahin hat er längst woanders angefragt. Der Chatbot beantwortet Fragen auf deiner Website nur aus den Unterlagen, die du freigibst, und nennt die Quelle dazu. Findet er dort nichts, übergibt er an einen Menschen. Der Interessent bekommt seine Antwort, solange er noch auf deiner Seite ist.
Nach dem Kundentermin sprichst du im Auto kurz rein, wie es war. Daraus entstehen Gesprächsprotokoll, CRM-Eintrag, der Nachfass-Entwurf an den Kunden und die Wiedervorlage. Kein Mitschnitt, du diktierst selbst, und nichts geht raus, bevor du es freigibst. Der Abend am Schreibtisch entfällt, weil alles schon vorbereitet ist, wenn du zurück bist.
Umsatz, offene Posten und Pipeline liegen in verschiedenen Systemen. Der Agent holt sie aus den Quellen, die du freigibst, und baut daraus einen regelmäßigen Report. Er liest nur und ändert nichts in deiner Buchhaltung oder im ERP. Du gehst mit aktuellen Zahlen in die Besprechung statt mit der Tabelle von letzter Woche.
Die Rechnung ist seit drei Wochen fällig, aber das Nachfassen bleibt liegen, weil das Tagesgeschäft vorgeht und niemand den Kunden drängen will. Der Agent prüft täglich die Fälligkeiten in deiner Buchhaltung und legt dir zu jeder überfälligen Rechnung eine fertige Erinnerung vor. Raus geht sie erst, wenn du sie freigibst, und diese Freigabe bleibt immer bestehen. Keine überfällige Rechnung geht mehr unter, nur weil gerade viel los ist.
Preislisten, Abläufe und Kundenhistorie liegen verstreut oder im Kopf einer Kollegin. Der Agent beantwortet Rückfragen aus den Unterlagen, die du freigibst, und nennt die Quelle dazu. Findet er dort nichts, verweist er an die zuständige Person. Die Standardfrage unterbricht niemanden mehr.
Die Agents brauchen eine Stelle, an der Anfragen, Termine und Notizen zusammenlaufen. Wer schon ein CRM oder ERP hat, bekommt es angebunden, sofern es eine Schnittstelle hat. Wer heute mit Outlook und Excel arbeitet oder noch kein System hat, bekommt das CRM von pleyer ai. Es ist also keine zweite Anschaffung, sondern die Ebene, auf der die Agents arbeiten, und bleibt optional.
Modern, schlank und so eingerichtet, dass dein Betrieb am ersten Tag damit arbeitet, statt erst eine Schulung zu brauchen. Wer den Vorgang sucht, statt ihn zu bearbeiten, verliert jeden Tag Minuten, die sich über die Woche zu Stunden summieren. Genau die holst du zurück.
Ein abgegrenzter Prozess mit einem Erfolgskriterium, das vorher feststeht. Den vollständigen Weg zeigt die Ablauf-Seite.
Wir fragen nach deinem konkreten Prozess: Volumen pro Woche, eingesetzte Tools und wer ihn heute macht. Kostenlos und ohne Verpflichtung.
Wir grenzen einen Prozess ab und legen vorher fest, woran du den Erfolg misst. Vor dem Start messen wir den Ist-Stand, damit danach gegen eine echte Zahl verglichen wird.
Ab Auftrag bis Go Live bauen wir den Agenten, binden deine Systeme an und testen mit Testdaten, bevor er an echte Vorgänge geht.
Wir betreuen den Agenten, du bekommst monatlich ein Reporting. Gemessen wird gegen den Ist-Stand von vorher. Ein Ergebnis versprechen wir nicht, wir machen es sichtbar.
Erst wenn der erste Prozess trägt, nehmen wir den nächsten dazu.
Was nach außen geht, liegt zuerst als Entwurf bei dir, außer Vorgängen, die du selbst vorher als unkritisch eingestuft hast. Was ein Agent allein darf, legen wir vorher fest, und du kannst es jederzeit enger stellen. Welche Daten er sieht, bestimmst du ebenfalls vorher. Unsere Systeme laufen in ISO/IEC 27001 zertifizierten Rechenzentren in Deutschland, die KI-Verarbeitung im Europäischen Wirtschaftsraum. Die Modellanbieter nutzen Eingaben über die API laut ihren Geschäftsbedingungen nicht zum Training, und für jeden Kunden gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Du behältst die Hand auf allem, was dein Haus verlässt.
Schieb die Regler auf deine Zahlen. Ergebnis ist eine Beispielrechnung, keine Zusage.
Du steckst 23 Stunden im Monat in die Bearbeitung von Anfragen, das sind rund 12 Abende am Schreibtisch.
Gemessen an deiner eigenen Stunde entspricht das 1.847 € im Monat.
Der größere Teil dieser Arbeit ist Routine, die jedes Mal gleich abläuft. Rechne mit höchstens 70 Prozent, die sich vorbereiten oder ganz übernehmen lassen, hier also rund 16 Stunden im Monat, die du wieder für Kunden und dein Team hast. Was bei dir tatsächlich geht, sagen wir dir nach dem Zeitfresser Gespräch. Vorher wäre es geraten.
Was das für deinen Prozess kostet, steht nach dem Zeitfresser Gespräch im schriftlichen Angebot. Vorher wäre es geraten.
Externe Tool-Lizenzen, etwa für dein ERP, bezahlst du wie gewohnt selbst.
Was nach außen geht, kommt zuerst als Entwurf zu dir und geht erst nach deiner Freigabe raus. Ausgenommen sind nur Vorgänge, die du vorher selbst als unkritisch eingestuft hast, etwa eine Eingangsbestätigung. Was der Agent allein darf, legen wir vor dem Go Live gemeinsam fest, und du kannst es jederzeit enger stellen.
Unsere Systeme laufen in ISO/IEC 27001 zertifizierten Rechenzentren in Deutschland, die KI-Verarbeitung im Europäischen Wirtschaftsraum. Die Anbieter nutzen Eingaben über die API laut ihren Geschäftsbedingungen nicht zum Training, und für jeden Kunden gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Welche Modelle wir einsetzen, steht auf der Infrastruktur-Seite. Welche Daten überhaupt fließen, legen wir vorher gemeinsam fest.
Wir. Der Agent wird laufend überwacht, bei einem Ausfall kümmern wir uns um die Behebung, und Updates gehören zum laufenden Betrieb. Wechselt eines deiner Systeme, schauen wir uns vorher an, was sich ändert. Reine Fehlerbehebung gehört zum Betrieb. Ist eine neue Integration oder neue Logik nötig, beziffern wir sie vorher.
Die Einrichtung bezahlt den Bau: Analyse, Konfiguration, Anbindung, Test und Schulung. Der Monatsbetrag bezahlt Betrieb und Betreuung: Hosting, Updates, Support und laufende Überwachung. Im monatlichen Reporting siehst du, was der Agent bearbeitet hat, und damit, wofür du zahlst.
Bedienen ja. Freigaben und der Alltag laufen bei deinem Team, die Schulung gehört zur Einrichtung. Änderungen an der Logik des Agenten setzen wir auf Anfrage für dich um.
Deine Daten liegen weiter in deinen eigenen Systemen. Kommt ein neues ERP, stellen wir die Anbindung um, sofern das neue System eine Schnittstelle hat. Den Aufwand beziffern wir vorher.
Du bekommst einen strukturierten Export deiner Geschäftsdaten, die in unseren Systemen liegen. Was in deinen eigenen Tools liegt, etwa CRM, Postfach und Kalender, bleibt bei dir. Danach schalten wir den Agenten ab, und die Daten in unseren Systemen werden nach 30 Tagen gelöscht.
Routine wandert ab: abtippen, sortieren, zusammensuchen. Entscheidungen und die Beziehung zu deinen Kunden bleiben beim Team, das danach mehr Zeit für genau diese Arbeit hat.
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