AI Agents für Maklerbüros: Anfragen erfassen und qualifizieren, Termine vereinbaren, Gesprächsdokumentation vorbereiten, Anrufe annehmen, wenn du im Termin sitzt. Gebaut und gehostet in Deutschland, aus dem Rems-Murr-Kreis.
Der Vormittag gehört dem Postfach, nicht dem Kunden.
Versichererpost sichten, Dokumente umbenennen und ins System ziehen, Schadenmeldungen weiterleiten, Rückläufer zuordnen. Nichts davon ist schwierig, alles davon kostet Stunden, und keine dieser Stunden ist Beratung.
Nach jedem Gespräch wartet die Dokumentation.
Beratungsdokumentation, Nachweise, Wiedervorlage. Vorlagen und Textbausteine helfen nur beim Tippen, nicht beim eigentlichen Teil: das Gesagte strukturiert erfassen und am richtigen Vorgang ablegen. Also passiert es abends oder gar nicht, und Letzteres ist ein Haftungsrisiko.
Kunden erwarten Antwort in Stunden, nicht in Tagen.
Wer bei einem Vergleichsportal in Minuten eine Rückmeldung bekommt, legt denselben Maßstab an dich an, auch abends und am Wochenende. Ein Anrufbeantworter wirkt dagegen wie aus einer anderen Zeit, und Mehrarbeit skaliert nicht.
Eine Sprachnachricht unseres Briefing Agents für einen Finanzberater: das Jahresgespräch um zehn, das Erstgespräch zur privaten Krankenversicherung am Nachmittag, drei Rückläufer zu Vertragsänderungen und die Pool-Information zu geänderten Konditionen. Einmal anhören, dann weißt du, wie sich das anfühlt.
Transkript Demo Finanzberater: Guten Morgen. Heute ist Dienstag, der 10. Juni. Hier ist Ihr Überblick für den Tag. Um zehn Uhr steht Ihr Jahresgespräch mit dem Ehepaar Krüger an, Thema ist die Anpassung der Altersvorsorge nach der Gehaltserhöhung. Die Unterlagen zur betrieblichen Vorsorge liegen bereits vorbereitet. Um vierzehn Uhr dreißig folgt ein Erstgespräch mit einer jungen Selbstständigen, die sich zur privaten Krankenversicherung beraten lassen möchte. Am späten Nachmittag, um sechzehn Uhr, ist eine Telefonkonferenz mit dem Produktanbieter zur neuen Fondspolice angesetzt. In Ihrem Postfach finden sich drei Rückläufer zu Vertragsänderungen sowie eine Information Ihres Maklerpools zu geänderten Konditionen bei einem Tarif, den mehrere Ihrer Kunden halten. Das wäre einen kurzen Blick wert. An den Märkten zeigt sich der DAX am Morgen leicht im Plus, keine größeren Bewegungen über Nacht. Ein gut strukturierter Tag. Ich wünsche Ihnen erfolgreiche Gespräche.
Du musst nicht alles auf einmal nehmen. Wir empfehlen, mit einem Agenten zu starten und den zweiten anzuhängen, wenn der erste läuft. Alles, was beratungsnah ist, geht als Entwurf an dich. Diese fünf sind unser Vorschlag, keine Grenze: Was hier nicht steht, bauen wir als Custom-Workflow. Der Vormittag im Postfach zum Beispiel, also Versichererpost lesen, dem richtigen Kunden und Vertrag zuordnen und ablegen, läuft genau darüber, zugeschnitten auf deine Gesellschaften, deinen Pool und deine Ablage.
Bevor der erste Kunde anruft, weißt du schon, was heute zählt. Morgens kommt eine Sprachnachricht oder ein Text: die Termine des Tages mit dem, was dazu vorbereitet ist, offene Rückläufer, fällige Wiedervorlagen. Abends der Rückblick und was morgen wartet. Du startest in den Tag mit Überblick, statt ihn dir erst aus dem Postfach zusammenzusuchen.
Website, Empfehlung, Vergleichsportal, Pool: Unser Lead Funnel führt alle Anfragen an einer Stelle zusammen. Jede wird erfasst, mit den passenden Rückfragen qualifiziert, priorisiert und ins CRM übergeben, ein Terminvorschlag gleich mit. Nachfassnachrichten entstehen als Entwurf und gehen erst nach deiner Freigabe raus. Deine Beratungszeit geht an die Anfragen, die wirklich passen. Die Zahlen im Bild sind ein Beispiel, keine Statistik. Jede Anfrage ist schon qualifiziert und vorbereitet, wenn du dazu kommst, auch wenn du gerade beim Kunden bist.
Wer anruft, erreicht jemanden, auch wenn du gerade im Beratungsgespräch sitzt. Der Telefonassistent sagt zu Beginn, dass er eine KI ist, klärt organisatorische Fragen zu Terminen und Unterlagen, vereinbart Termine und stellt bei Bedarf zu dir durch. Den Kontakt legt er mit Gesprächsnotiz ab. Auf Wunsch ruft er auch selbst zurück oder erinnert an Termine. Keine Beratung, die bleibt beim Menschen. Kein Anruf verhallt mehr auf dem Anrufbeantworter, nur weil du im Termin bist.
Nach dem Termin sprichst du kurz rein, was besprochen wurde. Daraus entstehen der Entwurf der Beratungsdokumentation entlang deiner Sparte, der CRM-Eintrag, der Entwurf der Follow-up-Mail und die Wiedervorlage. Kein Mitschnitt des Kundengesprächs, du diktierst selbst. Der Agent strukturiert nur, was du gesagt hast, Lücken markiert er, statt sie zu füllen, und nichts geht raus, bevor du es freigibst. Die Dokumentation entsteht direkt nach dem Termin, nicht abends oder gar nicht.
Hier landet dein Vormittag: Post von Versicherern, Pool und Kunden lesen, dem richtigen Kunden und Vertrag zuordnen und ablegen. Was in keine der vier Vorlagen passt, bauen wir dir als eigenes Werkzeug, maßgeschneidert für dich und die Art, wie dein Büro arbeitet. Das kann ein einzelner Agent sein, der Jahresgespräche anstößt, Bestandslücken auswertet oder Unterlagen für ein Gespräch zusammenstellt. Es kann aber auch ein komplettes Programm sein, mit eigener Oberfläche und genau deinen Abläufen, so wie unser eigenes CRM. Nicht du passt dich der Software an, sondern die Software deinem Büro.
Die Agents brauchen eine Stelle, an der die Vorgänge zusammenlaufen. Wer schon ein Maklerverwaltungsprogramm hat, bekommt es angebunden, sofern es eine Schnittstelle hat. Wer heute mit Outlook und Excel arbeitet, bekommt das CRM von pleyer ai. Es ist keine zweite Anschaffung, sondern die Ebene, auf der die Agents arbeiten, und bleibt optional.
Modern, schlank und so eingerichtet, dass dein Büro am ersten Tag damit arbeitet, statt erst eine Schulung zu brauchen. Wer den Vorgang sucht, statt ihn zu bearbeiten, verliert jeden Tag Minuten, die sich über die Woche zu Stunden summieren. Genau die holst du zurück.
Drei Schritte, verkürzt dargestellt, typisch zwei Wochen. Den vollständigen Weg in fünf Schritten zeigt die Ablauf-Seite.
Wir gehen deinen gestrigen Arbeitstag durch und schauen, welcher Teil davon Verwaltung war. Danach weißt du, was sich lohnt und was nicht. Kostenlos und ohne Verpflichtung.
Wir bauen den Agenten, binden deine Kanäle an und testen mit echten Vorgängen, bevor er live geht. Hosting in Deutschland, dein Datenraum. Typisch zwei Wochen ab Auftrag.
Betreuung, Support und Anpassungen sind im monatlichen Preis enthalten. Wenn sich dein Ablauf ändert, ändert sich der Agent mit.
Die AI unterstützt, du entscheidest. Kein Agent geht ohne klare Eskalationspfade live, und bei allem, was zum Kunden hinausgeht, legen wir vorher fest, was er allein darf und was dir zur Freigabe vorgelegt wird. Beratung bleibt bei dir, dafür haftest du und nicht die Software. Alle Daten bleiben in einem ISO/IEC 27001:2022 zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland, mit Auftragsverarbeitungsvertrag vor dem Go Live und ohne Weitergabe an Dritte über die dokumentierten Subprozessoren hinaus. Besonders sensible Angaben aus Kranken- und Berufsunfähigkeitsvorgängen halten wir aus den Agenten heraus, wo sie nicht gebraucht werden.
Schieb die Regler auf deine Zahlen. Ergebnis ist eine Beispielrechnung, keine Zusage.
Du steckst 30 Stunden im Monat in die Bearbeitung von Vorgängen, das sind rund 15 Abende am Schreibtisch.
Gemessen an deiner eigenen Stunde entspricht das 3.031 € im Monat.
Der größere Teil dieser Arbeit ist Routine, die jedes Mal gleich abläuft. Rechne mit höchstens 70 Prozent, die sich vorbereiten oder ganz übernehmen lassen, hier also rund 21 Stunden im Monat, die du wieder für Beratung und Bestandsarbeit hast. Was bei dir tatsächlich geht, sagen wir dir nach dem Erstgespräch. Vorher wäre es geraten.
Wir legen vor dem Bau fest, welche Daten ein Agent überhaupt sieht, und schneiden ihn so zu, dass besonders sensible Angaben aus Kranken- und Berufsunfähigkeitsvorgängen außen vor bleiben, wo sie nicht gebraucht werden. Betrieb in einem ISO/IEC 27001:2022 zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland, Auftragsverarbeitungsvertrag vor dem Go Live, keine Weitergabe an Dritte über die dokumentierten Subprozessoren hinaus. Details stehen auf der Infrastruktur-Seite.
Alles, was beratungsnah ist, geht als Entwurf an dich und erst nach deiner Freigabe hinaus. Automatisch verschickt werden nur Vorgänge, die du vorher als unkritisch eingestuft hast, etwa eine Eingangsbestätigung oder ein Terminvorschlag. Was der Agent selbst darf, legen wir vor dem Go Live gemeinsam fest, und du kannst es jederzeit enger stellen.
Dein Verwaltungsprogramm ist die Ablage, es kennt deine Verträge und Vorgänge. Was es nicht tut, ist Post lesen, zuordnen, den Standardfall beantworten und die Wiedervorlage setzen. Genau diese Strecke bauen wir, und zwar auf dein System auf, wenn es eine Schnittstelle hat, statt es zu ersetzen.
Alles läuft in deiner eigenen Instanz auf deutschen Servern, die Zugänge gehören dir. Wir dokumentieren jeden Workflow, und du bekommst den Stand auf Wunsch exportiert. Der Betrieb hängt nicht an einer Person, sondern an einer Anlage, die du im Zweifel weitergeben kannst.
Von dir brauchen wir ein Gespräch von etwa dreißig Minuten und die Zugänge zu den Kanälen, die angebunden werden. Den Rest bauen und testen wir, du schaust am Ende drauf. Typisch zwei Wochen ab Auftrag bis zum Go Live. Bei komplexeren Setups kann es länger werden, wir sagen das vor dem Start.
Dreißig Minuten, kostenlos, ohne Verpflichtung. Such dir direkt einen freien Termin aus.
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